Online-Bewerbung – So klappt’s mit der Dateigröße

Einführung

Zunehmend werden Online-Bewerbungen bzw. Bewerbungen per E-Mail von Firmen bevorzugt.
Ich sehe darin Vorteile für beide Seiten:

  • Firmen können die Daten schnell in die jeweiligen Abteilungen weiterleiten und ggf. archivieren. Sie müssen die Bewerbungsunterlagen im Falle einer Absage nicht auf dem teuren Postweg zum Bewerber zurück senden.
  • Bewerber müssen sich nicht um teure Bewerbungsmappen kümmern. Sie können Versandkosten sparen und sogar am letzten Tag der Bewerbungsfrist noch eine Bewerbung versenden.

Doch auch bei Online-Bewerbungen ist einiges zu beachten. Im Folgenden gebe ich euch ein paar Tipps zur Aufbereitung der digitalen Daten. Es handelt sich um meine Empfehlungen für E-Mail-Bewerbungen oder Bewerbungen über spezielle Online-Formulare.
Es gibt Firmen, die spezielle Anforderungen an die Bewerbungsunterlagen stellen. Darunter zählt die Aufteilung der Dateien und die Dateiformate. Diese Angaben müssen vor jeder Bewerbung überprüft werden. Auf diese werde ich nicht eingehen.

Wenn nicht ausdrücklich mehrere Dateien für Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse gewünscht sind, empfehle ich die Bewerbungsunterlagen in einer einzigen Datei zusammenzufassen. Der Empfänger kann die Unterlagen komfortabel betrachten ohne sich durch verschiedene Dateien klicken zu müssen.

Das Dateiformat

Viele Unternehmen geben eine maximale Dateigröße für E-Mail-Anhänge bzw. Anhänge von Online-Bewerbungsformularen an. Typische Grenzen liegen bei 3 – 5 MB. Ist keine Grenze angegeben, sollten die Daten dennoch kompakt gehalten werden. Sonst kann es vorkommen, dass der Server zu große E-Mails ablehnt oder das Postfach des Empfängers voll ist.

Normalerweise werden verschiedene Dateiformate akzeptiert. Darunter zählen u.a. .pdf., .doc, .jpg und .tif, da es sich hier um Dateiformate handelt, die im Prinzip jeder öffnen kann. Ich persönlich empfehle jedoch das PDF-Format zu nutzen.
Darin sehe ich nur Vorteile:

  • Jeder Arbeits-PC ist mit einem PDF-Reader ausgestattet.
  • Es muss kein teures MS Office installiert sein
  • PDF-Dateien lassen sich sehr komfortabel lesen und drucken
  • PDF-Dateien sehen auf jedem Computer weitestgehend gleich aus
    Das ist wichtig! Nicht, dass es das Layout verschiebt, weil ihr bsp. eine andere Word-Version nutzt als euer potentieller Arbeitgeber.
  • Das Erstellen von PDF-Dateien ist heutzutage sehr einfach

Die Aufbereitung der allgemeinen Daten

Dokumente wie Zeugnisse oder Zertifikate liegen in der Regel nicht digital vor. Diese Daten müssen daher digitalisiert werden. Die besten Ergebnisse lassen sich mit einem Scanner erzielen. Falls ihr keinen haben solltet, fragt Freunde, Bekannte oder lasst es im Copyshop machen. Fangt bitte nicht an, die Daten mit einer Digitalkamera ab zu fotografieren. Das sieht meist weniger professionell aus.
Ich empfehle, dies sorgfältig zu machen und sich die Zeit dafür zu nehmen! Die Aufbereitung dieser Dokumente erfolgt einmalig, da diese für jede Bewerbung herangezogen werden können.

Speziell hier kann die endgültige Dateigröße maßgeblich beeinflusst werden. Es ist nicht sinnvoll, die Daten so hochauflösend zu versenden, dass diese als A1-Poster ausgedruckt werden könnten. Gute Lesbarkeit und vernünftige Druckergebnisse konnte ich mit einer Auflösung von ca. 150 dpi erzielen. Mit diesem Wert könnt ihr etwas herum spielen, um einen guten Kompromiss zwischen Qualität und Dateigröße zu erhalten.
Ich persönlich habe die Daten dafür ursprünglich mit 300 dpi eingescannt und mit einem Bildbearbeitungsprogramm wie Photoshop oder Paint.NET herunter skaliert.

Ist das erledigt, geht es an die Feinarbeit.

Nach dem Einscannen sah eine meiner Unterlagen wie folgt aus.

Hier fallen vor allem zwei Dinge negativ auf:

  • Der Hintergrund hat einen leichten Rotstich
    Das ist im Farbdialog an den RGB-Werten zu erkennen. Diese sind bei reinem weiß jeweils 255.
  • Der Kontrast der Schrift ist gering.

Die Dateigröße der eingescannten Bilder hängt neben der Auflösung auch von der Anzahl unterschiedlich gefärbter Pixel ab. Auch wenn der Hintergrund weiß erscheint, ist hat er oft verschiedene Rotstiche. Diese sollten unbedingt entfernt werden. Zum Einen verringert das die Dateigröße und zum Anderen liest sich eine Bewerbung angenehmer, wenn der Hintergrund der Dateien einheitlich (weiß) ist.

Im ersten Schritt habe ich den Kontrast um ganze 50 % erhöht. Das gewährleistet eine gute Lesbarkeit, auch bei schlechten Lichtverhältnissen.

Den Hintergrund kann man auf unterschiedliche Art weiß einfärben. Einige Bildbearbeitungsprogramme bieten Funktionen wie „Farbe ersetzen“ oder ein sog. „Zauberstab-Werkzeug“. Ich persönlich verwende zuerst die Funktion „Farbe ersetzen“ (folgende Abbildung links) und anschließend den Zauberstand zur Prüfung und ggf. einer Korrektur der Ergebnisse (Abbildung rechts).

Falls ihr versehentlich eingescannte Staubkörnchen oder ähnliches entdeckt, so radiert diese weg. Ihr glaubt gar nicht, wie wenige, störende Pixel ins Auge stechen können. 😉

Es ist möglich, das Bild in Graustufen zu konvertieren. Sind sehr viele (gewollten) Farben enthalten, kann die Dateigröße bei der Konvertierung in Graustufen verringert werden. Bei wenigen Farben wie einem Hochschul- oder Firmenlogo empfehle ich die farbige Darstellung. Mir persönlich gefällt sie besser.

Die Dateien könnt ihr als JPG- oder PNG-Datei speichern. Ich bevorzuge das PNG-Format (8 bit Farbtiefe), da ich hier die Dateigröße stärker beeinflussen kann und noch keine Komprimierung einstellen muss. Wenn euch das JPG-Format lieber ist, speichert dieses mit einer geringen Kompression (bsp. 90 %). Bei der späteren Konvertierung ins PDF-Format werden Grafiken komprimiert. Eine doppelte Komprimierung kann zu starken Qualitätsverlusten führen.

Die folgende Abbildung zeigt den Speicher-Dialog aus Photoshop (Datei -> Für Web speichern), der eine exakte Farbeinstellung der PNG-Datei ermöglicht. Oft sind nur wenige Farben erforderlich, um die relevanten Informationen ausreichend darzustellen.
Dabei handelt es sich bereits um eine Feinoptimierung. Diese ist, je nach Dateigröße, nicht unbedingt erforderlich.

Diese Schritte müsst ihr für jedes nicht digitalisierte Dokument wiederholen, das ihr an eure Bewerbung anhängen wollt. Ich habe die Daten ordentlich aufbereitet und kann diese für zukünftige Bewerbungen verwenden. Der Aufwand lohnt sich!

Ich kann euch nicht sagen, wie groß eure bearbeiteten Dateien sein sollten. Das variiert je nach Inhalt. Mein Beispiel-Dokument, das Text und ein Logo enthält (wie es in den Abbildungen sichtbar ist) hat bei mir nach der Optimierung eine Größe von unter 70 KB.

Die Aufbereitung der individuellen Daten

Sowohl das Anschreiben als auch der Lebenslauf lassen sich mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder OpenOffice Writer erstellen. Es gibt auch andere Programme wie LaTeX. Auf diese gehe ich nicht näher ein, da die meisten nicht damit arbeiten werden. Ebenso wenig erläutere ich den Aufbau von Anschreiben und Lebenslauf. Das setze ich einfach mal voraus.

Auch bei einer Online-Bewerbung sehen das Anschreiben und der Lebenslauf besser aus, wenn diese mit der eigenen Unterschrift versehen sind. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Anschreiben und Lebenslauf ausdrucken, unterschreiben und einscannen.
    Es entstehen 2 – 3 (große) Bilder im DIN-A4-Format.
  • Unterschriften separat einscannen, ausschneiden und als Grafik abspeichern.
    Die Unterschriften können im Textverarbeitungsprogramm leicht eingefügt werden.

Früher verfolgte ich den ersten Ansatz, doch im Laufe der Zeit nahm die Anzahl der Zeugnisse zu, was die Dateigröße stark anwachsen lässt.
Mittlerweile sehe ich nur noch Vorteile im zweiten Ansatz:

  • Die Dateigröße sinkt drastisch
  • Der Text ist gestochen scharf, da sich dieser nicht in einer Grafik befindet

Zusätzlich ist der Aufwand geringer. Ich habe mehrere Unterschriften digital und kann diese in meine Unterlagen einfügen. Ich empfehle die Verwendung von verschiedenen Unterschriften in Anschreiben und Lebenslauf. Das wirkt meiner Meinung nach professioneller, da Unterschriften nie gleich aussehen.

Im Folgenden ein Bild, das die eingefügte Unterschrift zeigt.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Bewerbung aufzubauen:

  • Alle Daten werden in ein einziges Dokument eingefügt
    Anschreiben und Lebenslauf als geschriebener Text mit den eingefügten Unterschriften und die eingescannten Bilder auf die folgenden Seiten.
  • Die Dateien werden getrennt verwaltet und können anschließend mit entsprechenden Hilfsprogrammen zu einer Datei zusammengefügt werden.

Ich selbst nutze die zweite Möglichkeit, doch mit der ersten lassen sich eben so gute Ergebnisse erzielen.

Meine Vorgehensweise hat folgende Vorteile:

  • Ich habe drei separate PDF-Dateien (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse), die ich zusammenfügen lasse.
    So muss ich die Zeugnisse nicht bei jeder Bewerbung neu einfügen. Falls ihr mehrere PDF-Dateien nutzen wollt, eignen sich Programme wie beispielsweise FreePDF, um diese zu einer PDF-Datei zu vereinen.
  • Falls ein potentieller Arbeitgeber mehrere Dateien wünscht, liegen mir diese bereits getrennt vor.

Für beide Vorgehensweisen müsst ihr natürlich erst einmal die PDF-Dateien erzeugen. Je nach dem, ob ihr getrennt Dateien haben möchtet oder eine einzige, sehen die Inhalte in eurem Textverarbeitungsprogramm unterschiedlich aus.
Das Speichern als PDF-Datei ist jedoch immer gleich. Egal ob sich nur das Anschreiben im Dokument befindet oder die kompletten Bewerbungsunterlagen.

OpenOffice hat schon immer eine PDF-Export-Funktion integriert, MS Word seit der Version 2007 mit installiertem Service Pack 2. Damit ist es einfach, das Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren.

In Word lässt sich leider nur grob einstellen, wie die Qualität der PDF-Datei aussieht. Im Speichern-Dialog müsst ihr unbedingt die Optimierung „Standard“ wählen, nicht „Mindestgröße“. Die Qualität ist sonst sehr schlecht. Das würde sofort einen ersten negativen Eindruck hinterlassen.
Wenn ihr die Dateigröße verringern wollt, könnt ihr den Weg über einen sog. PDF-Drucker gehen. Ich persönlich mache genau das und nutze PDFCreator. Eine gute Alternative ist auch das bereits erwähnte Programm FreePDF.

Hier habt ihr mit den Standardeinstellungen bereits gute Ergebnisse und die Dateigröße ist deutlich geringer als die von Word erzeugten PDF-Dateien.
Nach der Installation könnt ihr die Druckfunktion des Textverarbeitungsprogramms nutzen, um eine PDF zu generieren.

Damit lassen sich übrigens PDF aus jeder Anwendung erstellen, die eine Druckfunktion unterstützt (Browser, E-Mail-Programme, …).

Achtung

Ganz wichtig ist, dass ihr vor Absenden der Bewerbung die PDF-Datei auf Fehler überprüft. Verlasst euch nicht blind darauf, dass alles so aussieht wie im Textverarbeitungsprogramm! Ich hatte schon den Fall, dass etwas gefehlt hat. Es ist nichts ärgerlicher als nach dem Absenden festzustellen, dass die Unterlagen Fehler enthalten.

Mit diesen Tricks komme ich bei einer 13-seitigen Bewerbung auf eine Dateigröße von 2,5 MB.

Beim Versenden der PDF-Datei solltet ihr einen vernünftigen Dateinamen wählen. Es bietet sich an, hier den Nachnamen und ggf. auch den Vornamen zu integrieren. Ich nenne meine Datei z.B. „Bewerbung_Hielscher.pdf“. So kann der Empfänger die Datei bereits am Dateinamen zuordnen.

Es bringt übrigens nichts, die PDF-Datei in ein ZIP-Archiv zu packen. Auf der einen Seite können kompakte PDF-Dateien nicht mehr stark komprimiert werden, auf der anderen Seite hat der Empfänger zusätzlichen Aufwand.
Schickt eure Unterlagen daher als PDF-Datei ab und nie als ZIP-Datei.

Falls ihr Fragen habt, könnt ihr diese hier gerne stellen. Ich werde den Eintrag entsprechend ergänzen, wenn ich merke, dass Zwischenschritte oder andere Vorgehensweisen fehlen.

Viel Erfolg bei euren Bewerbungen! 👍

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